Biz böyle istememiştik!! Bu kelimeyi projelerin teslimi sırasında çok fazla duyarız. Hatta bu durumda proje teslim edilmemiş olur, konu Proje Yönlendirme komitesine taşınır, üst düzey değerlendirme yapılır. Genellikle sonuç; istenilen değişikliklerin yapılması için projenin teslim süresi uzatılır… ‘Biz böyle bir durumla karşılaşmadık, teslim ettiğimiz proje her zaman beklentilerin tamamını karşılıyor’ diyorsanız yazının devamını okumayabilirsiniz.
PMI (Project Management Institue) der ki; ‘Projeyi planladığınız kapsamda tamamlarsanız, kapanışı gerçekleştirebilirsiniz. Proje kapanmış sayılır.’ Peki yönettiğimiz veya içinde bulunduğumuz projelerde bu gerçekleşiyor mu? Müşterinin isteğini (söylediğini değil) gerçekleştirmediğiniz durumda; ya müşteri tarafından zorla değişikliği yapıyoruz ya da müşterinin sahiplenmeyeceği bir ürünü ortaya çıkarttığınız için bir süre sonra ürünün yok olmasını izliyoruz. Peki proje sonunda bu cümleyi duymamak için ne yapmalıyız? Aklınıza çözüm olarak ‘Agile’ yöntemler gelmiş olabilir fakat henüz Agile bir dönüşüm sürecine girmediniz / giremediniz ve Waterfall yöntem ile ilerlemek zorunda kaldıysanız ne yapmalısınız?
- Teslim edeceğiniz ürünün hazır bir versiyonu varsa mutlaka müşteriye gösterin, hatta kullanmasına izin verin. Agile projelerde ürünler parça parça teslim edildiği için bu konu çok büyük sorunlara yol açmamaktadır ama Waterfall projelerde kesinlikle ürünün kullanılmasına, fonksiyonel / kullanılabilirlik açıdan incelenmesine izin verilmelidir. Hatta mümkünse projeyi fazlandırıp, ilk versiyonda ürünün sade hali pilot olarak kullandırtılmalıdır. Scrum yapıyor olsanız bile ilk sprint e başlamadan önce ürünü göstermek faydalı olacaktır.
- Müşterinin proje sırasında, çıkacak ürünle ilgili sorumluluğu almasını sağlayın. Ürünün sahiplenilmesi, sorumluluğunun müşteri tarafından alınması çok önemlidir. Ürünün sahibi olacak paydaşlara, ürünün proje sonunda onlara teslim edileceğine inandırın.
- Üst yönetim desteği alın. Bu maddeyi birçok yazımda okumuş olabilirsiniz, her yazımda tekrar tekrar yazabilirim. Çünkü üst yönetim desteği projelerin başarısı, kabullenilmesi, doğru yürütülmesi açısından en önemli faktörlerden biridir. Üst yönetim desteği, müşterinin ürüne olan ilgisinin artmasına, daha kontrollü davranılmasına ve iletişimin dengelenmesine sebep olur. İletişimin dengelenmesi ne demek diyebilirsiniz; baskın bir müşteri veya çoğu konuya itiraz eden bir proje ekibindeki dengeleri sağlayan otorite diyebiliriz.
- Mümkünse projenin her aşamasında referans alınacak dokümanları adresleyin. Günümüzde dokümantasyonun önemini artık hepimiz biliyoruz, projenin her fazında adresleyebileceğiniz, anlaşılabilir ve belirli standartları olan dokümanları oluşturun..
Herkesin beklediği ürünü teslim aldığı projeler yapması dileğiyle…
