Bir şirkette herhangi bir ürün ücretlendirilirken yapılan aslında çok basittir. Tüm maliyetler belirlenir ve toplam maliyet aktif projelere ve satışlara eklenir. Aynı şekilde tek bir kişinin mesai sonrası çalışma ile yazdığı uygulama da benzer şekilde ücretlendirilir. Önemli olan hesaplama kalemlerini belirlemek ve emeğinizi doğru bir hesapla ortaya koyabilmektir.
Özellikle startup’ların yatırımcı sunumlarında bu kısım eksiklik olarak görülmektedir.
Hesaplama yapılırken ilk aşama olarak maliyet kalemleri belirlenmelidir. Bir yazılım şirketinin standart olarak maliyet kalemlerini beş ana başlıkta toplarsak, aşağıdaki gibi bir liste oluşturabiliriz. Detaylandırmak istenirse dördüncü başlık ikiye bölünebilir. (Özellikle yatırımcıya sunum yaparken satış ve reklamı mutlaka bölünmelidir.)
- Donanım Maliyetleri
- Lisans Maliyetleri
- Ofis Maliyetleri
- Yönetim/Satış/Reklam Giderleri
- Personel Giderleri
Belirlenen toplam maliyet değerlendirilerek aktif projelere paylaştırılmalıdır. Bu dağılım projelere belli ağırlıklandırma kriterleri ile yansıtılarak yapılmalıdır. Proje maliyet çalışması yapıldıktan sonra satış hedefi ve birim satış maliyeti hesaplanmalı, kar beklentisi ve vergi eklenerek nihai satış fiyatı bulunmalıdır. Satış hedefleri yansıtılırken nasıl bir öngörü ile bu hedefin belirlendiği mutlaka açıklanmalıdır. Fizibilite raporunda ürünün satılacağı piyasaya dair veriler elinizdeki en önemli kaynak olacaktır.
Öte yandan satın alınan her şeyin bir amortisman süresi vardır. Ürün alırken bir maliyet oluşur ve bu maliyet bu ürünü ne kadar süre kullanacağınızla ilişkili olarak önümüzdeki yıllara bölünür. Bu süre farklılıklar gösterebilir. Genellikle binalar için 15 yıl, TV’ler için 5 yıl, telefonlar için 4 yıl, router/swicth gibi ürünler için 5 yıl amortisman süresi tanımlanmaktadır.
Yazılım alırken de benzer bir durum vardır ve genellikle kabul gören amortisman süresi 3 yıldır. Yani bir firma yazılım satın alırken 3 yılda amorti edeceğini düşünerek ilk kurulum maliyetini (geliştirme lisanslama, ilk kurulum) ve üç yıllık bakımını hesaplar. Bu toplam bedeli üç yıla yayarak (bakım için enflasyon eklemesi yapılabilir) fizibilitesini yapar ve yatırım kararı verir veya almaktan vazgeçebilir. Dolayısıyla özellikle B2B ücretlendirmelerde bu yaklaşımı göz önünde bulundurmak önemlidir.
Sonuç olarak büyük şirketler, start-up’lar veya bireysel çalışanlar (mesai sonrası kendi projesine çalışanlar dahil) için farklı büyüklerde benzer hesaplamalar geçerlidir. Her durumda maliyetlerinizi ve satış hedeflerinizi belirlemeli ve bu değerlerden hareketle satış fiyatınıza odaklanmalısınız.
Bu ana girişten sonra örnek senaryo üzerinden ilerleyebiliriz.
Maliyet Kalemleri
Senaryonun bir şirket için kurgulandığını ve 5 ana maliyet kaleminde oluştuğunu düşünerek başlayabiliriz.
Donanım Maliyetleri: Her donanımın bir amortisman süresi vardır. Bu süre alacağınız cihazı ne kadar süre kullanmaya devam edeceğiniz ile ilgilidir.
Örneğin bilgisayar aldığınızı varsayalım. 10.000 TL’ye bilgisayar satın alırken 5 yıl kullanacağınızı öngörüyorsanız; yıllık amortisman değeri 10.000/5=2.000 TL olacaktır. İlk yıl satacağınız ürünlere bu değeri paylaştırarak yansıtmalısınız.
Bir telefon, bir yazıcı ve bir de TV aldığınızı varsayalım, bunlarında maliyeti 20.000 TL ve amortisman süresi 5 yıl olsun. Yıllık amortisman 4.000 TL olacağından ilk yıl satacağınız tüm ürünlere bu değer paylaştırılarak yansıtılmalıdır.
Şimdi şirketinizde 22 teknik, 2 idari personel olduğunu ve 1 tane de yedek bilgisayar tuttuğunuzu, yine 25 telefon, 3 yazıcı ve 2 TV olduğunu düşünelim. Tüm bu donanımların amortisman süresi 5 yıl ve toplam maliyetleri 300.000 TL ise ilk yıl bedelleri 60.000 TL olacaktır.
Lisans Maliyetleri: Projelerinizi yaparken kullanacağınız lisanslı ürünler de proje maliyetlerine yansıtılmalıdır. Bu lisanslar Microsoft Office, Visual Studio gibi ürünler olabileceği gibi mail sistemi için ödediğiniz ücret de olabilir. Lisanslama genellikle yıllık yapıldığından, hesaplamayı yıllık bazda yapabilirsiniz.
Örneğin yıllık lisans maliyetiniz 20.000 TL ise bu değer çalıştığınız tüm projelere paylaştırılarak yansıtılmalıdır. Sadece bir proje özelinde alınmış bir lisans veya ürün varsa ilgili projenin bedeline dahil edilmelidir.
Ofis Maliyetleri: Mobilyalar gibi standart malzemeler yine amortisman süreleri ile yansıtılırken ofisin aylık giderleri (kira, faturalar vs) ayrıca yansıtılmalıdır. Dahası kullanılacak kırtasiye malzemeleri, mutfak malzemeleri de hesaplamaya eklenmelidir. Burada hesaplamayı yine yıllık yapabilirsiniz. Yıllık kira bedelini ve fatura tahminlerinizi belirleyerek yine projelerine yansıtmanız gerekir.
Örneğin yıllık kira bedeliniz 60.000 TL, faturalar gibi diğer giderleriniz de 24.000 TL, mobilyalardan yansıyan yıllık amortisman 11.000 TL, kırtasiye giderleriniz için tahmini bütçe 12.000 TL, mutfak giderleri 13.000 TL olursa; yıllık 120.000 TL ofis giderleri olarak o yılki projelerinizin maliyetlerine eklenmelidir.
Yönetim Giderleri: Projelerde çalışan personel dışında şirketinizde çalışan (veya dışarıdan destek aldığınız) kaynakların maliyetleri yansıtılmalıdır. Bu maliyetler; temizlikten mutfak giderlerine, muhasebe ve hukuk maliyetlerinden güvenlik hizmetlerine, sekreterya ve çağrı merkezi hizmetlerine, satış / pazarlama personeli ve reklam giderleri, üst yönetim ücretleri gibi ücretlere kadar geniş bir yelpazede değerlendirilebilir. Burada asıl olan CEO’dan güvenlik görevlisine kadar tüm şirket personeli ve ofis görevlisi giderlerinin de eklenmesi gerekir.
Örneğin muhasebe ve hukuk danışmanlığını dışarıdan aldığınızı, güvenlik ve genel temizlik hizmetinin ofis giderlerine dahil olduğunu, 1 sekreter, 1 mutfak görevlisi çalıştırdığınızı, üst yönetimin 1 Genel Müdür (1 Genel Müdür Yardımcısı, 1 Müdür gibi eklemeler yapılabilir) ile sınırlı olduğunu ve web reklam maliyetleriniz olduğunu varsayalım. Tüm bu personelin giderleri ve masraflar (reklam, muhasebe/hukuk danışmanlığı) projelerinize eklemelisiniz. Bu kalemlerin toplamına ayda 210.000 TL ödediğinizi varsaysak; yılda 2.520.000 TL projelerinize yansıtılmalıdır.
Personel Giderleri: Projenizde çalışan asıl personelin gideridir. Bir şirketin (özellikle teknoloji şirketlerinin) genelde en büyük maliyeti personel giderleri olarak karşımıza çıkmaktadır. Örneğin toplam personelin 4 senior, 4 medium, 12 junior yazlımcı, 1 devops, 1 sistemci olduğunu varsayalım. Toplam aylık giderleri 350.000 TL olsun. Bu giderlere brüt maaşların yanında, özel sağlık sigortası, yemek kartı, yol yardımı gibi ek giderler mutlaka dahil edilmelidir. Eğer personellerinizden bazıları spesifik bir projede çalışıyorlarsa bu maliyetler bu projelere yansıtılmalıdır. 350.000 TL aylık maliyet, yıllık olarak 4.200.000 TL personel gideri oluşturacaktır.
Hesapladığımız tüm bu maliyetleri topladığımızda şirketin yıllık giderleri özet olarak: 60.000 TL (Donanım Maliyeti) + 20.000 TL (Lisans Maliyeti) + 120.000 TL (Ofis Giderleri) + 2.520.000 TL (Yönetim Giderleri) + 4.200.000 TL (Personel Giderleri) = 6.920.000 TL yıllık gideriniz oluşmaktadır. Ortalama bir hesapta; bir yılda 252 (ayda 21) aktif iş günü olduğu, izinler / eğitimler / sağlık sorunları (raporlar) dolayısıyla bunun 25-30’unun kayıp edileceği varsayılır. Örnek olarak yıllık aktif çalışma günü bu durumda personel başına 220 gün olduğunu değerlendirelim. Yıllık toplam maliyetiniz, personel sayısına ve iş gününe bölündüğünde 1 adam/günlük değeriniz bulunmaktadır. Yukarıda verilen örnekte 22 aktif personel olduğunu varsaymıştık, bu durumda:
6.920.000/(22*220)=6.864.000/4.840= 1.429,75 TL, 1 A/G maliyeti olarak bulunmaktadır. (1430 TL olarak alınabilir.) Yine farklı bir örnek olarak bu bedel üzerine kar beklentisi eklenerek, farklı firmalara yazılım kaynağı sağlanabilir. (junior, medium ve senior gibi seviye farkında maaş değişimi göz önüne alınarak azaltma/arttırma yapılmalıdır.)
Bu maliyetlerin farklı projelere nasıl paylaştırılacağı ile örneğimize devam edelim. Projelerin spesifik maliyetleri kendilerine yansıtılacak olmakla birlikte ortak maliyetler ise projelere paylaştırılmalıdır. Bu paylaşım projelerin büyüklüklerine, satış hedeflerine, bakım maliyetlerine ve operasyonel ağırlıklarına kadar birçok kriterden etkilenebilmektedir. Yukarıda verilen kalemler bu bağlamda ağırlıklandırılarak paylaştırılmalıdır.
Proje Maliyetleri
1 tamamlanmış, 2 aktif süren projeniz olsun. Tamamlanmış projede ortalama 1 junior aylık %65, 1 medium aylık %20, 1 senior aylık %10, Devops ve sistem personelleri ise toplamda %5 oranında bakım maliyeti gerçekleştirsin. Hesaplamayı hızlandırmak açısından ayda 1 kişinin belirlediğimiz ortalama A/G bedeli ile destek verdiğini düşünelim. Bakım maliyeti aylık 21*1.430= 30.030 TL olmaktadır. Bakım maliyeti müşteriye yansıtılacak ise mutlaka kar beklentisi de eklenmelidir. Bu bakım maliyeti birden fazla müşteriye yansıtılırken müşteri bazında oluşan iş oranı mutlaka dikkate alınmalıdır.
22 teknik personelimiz vardı. 1’i mevcut projenin bakımında çalışıyor, 21 personelimiz aktif olarak diğer iki projede aşağıdaki şekilde dağılmış olsun:
- 1 sistem, 1 devops personeli bu iki projeye eşit şekilde çalışıyor olsun.
- Projede 2 senior, 3 medium, 8 junior personel çalışıyor olsun. Planlamada bu proje 12 ay sürsün. Hesabı hızlandırmak için personel maliyetinin de ortalamadan (1430 TL) yansıdığını düşünelim.
- Projede ise 2 senior, 1 medium, 3 junior personel çalışıyor olsun. Planlamada bu proje 8 ay sürsün. Hesabı hızlandırmak için personel maliyetinin de ortalamadan yansıdığını düşünelim.
- Projenin maliyeti: 1430(A/G bedeli) * 12 (ay) * 21 (aylık iş günü) * 13,5 (kişi sayısı; 13 yazılım 0,5 devops ve sistem) = 4.864.860 TL
- Projenin maliyeti ise benzer bir hesapla: 1430*8*21*6,5= 1.561.560 TL olarak bulunmaktadır.
Satış Hedefi ve Birim Satış Maliyeti
Elimizde üç proje var hepsinin maliyetleri belli, yıllık giderimiz belli, bakım hesabı ve kar ise satış hedeflerine göre planlanacaktır. Zaten projeye başlamadan yapılan fizibilite çalışmasında bu hedef mutlaka dayanakları belirtilerek verilmelidir.
Birinci projenin oluşan temel fonksiyonlarla 3 yıl satışının yapılabileceğini, toplam satışının ilk yıl için 20 adet; devam eden yıllar için 10’ar adet olacağını varsayalım. Aylık bakım için 2 personelin yeterli olduğunu, satış masraflar (seyahat vs) için bütçe ayrılması gerektiğini, satış sonrasında eğitim/kurulum/konfigürasyon için müşteri başına 2 A/G’lük çalışma gerektiğini düşünelim ve bu hedeflerle satış bedelini belirleyelim.
Örneğe dönecek olursak, ürünün toplam satış hedefi 40 adettir. Satış masrafları (yol, konaklama giderleri vs) için 40.000 TL bütçe ayırdığımızı düşünelim. Proje bedelinin 4.864.860 TL olduğunu biliyoruz. Satış başına 2 A/G’lük çalışma gerektiğini ve toplam çalışmanın 40 (satış hedefi)*2 (satış başına çalışma A/G’si)*1.430 TL (birim A/G bedeli) = 114.400 TL olarak gerçekleştiğini bulabiliriz. Bu durumda toplam maliyet:
4.864.860 TL (proje bedeli) + 40.000 TL (Satış masrafları) + 114.400 TL (Kurulum ve konfigürasyon ücretleri) = 5.019.260 TL satış ve kurulum dahil maliyetler olarak bulunabilir.
Birinci Projenin birim satış maliyeti: 5.019.260/40= 125.481,5 TL olarak karşımıza çıkmaktadır. (125.500 TL olarak alabiliriz.) Bu değer üzerine satış için daha fazla masraf yapıldıysa bu bedellerin de eklenmesi gerekecektir.
Bakım için ise ilk andan itibaren iki kaynak ayrılacak ise aylık bakım ücreti 21 (aylık iş günü)*2 (kişi)*1.430 (Birim A/G bedeli) = 60.060 TL olmaktadır. Toplam 40 satış yapacağız ama ilk andan itibaren bu kaynaklar ayrılması gerektiğinden sadece ilk yılın satışları olan 20’ye bölünerek bakım bedeli belirlenmelidir.
Burada önemli olan ilk satışlarınız üzerine projeniz gelişerek ek geliştirmeler sağlanacaktır. İlk müşterilerinize bu geliştirmeler bakım kapsamında ücretsiz sağlanırken, sonraki satışlara ek bedeller ile sağlanabilir. Her durumda satışa özel geliştirmeler hem fatura edilmeli hem de bakım ücretlerini arttırmalıdır. Çünkü büyük ihtimalle bu geliştirme isteyen müşteriler için ayrı bir branch’i yaşatmanız gerekecektir.
Bu durumda bakım maliyetiniz ise ilk yıl için 20 satış sonrasında aylık 60.060/20= 3.003 TL olarak oluşmaktadır.
İkinci projenin oluşan temel fonksiyonlarla 2 yıl satışının yapılabileceğini, toplam satışının 200.000 adet olacağını, aylık bakım için 1 kişinin çalışması gerektiğini düşünelim. Satış maliyetinin ise sadece online reklam üzerine kurulacağını ve bu kalemi 20.000 TL olarak bütçelendirdiğinizi varsayalım. Satış sonrası eğitim/kurulum/konfigürasyon gibi çalışmaların gerekmediği bir mobil app olarak düşünelim. Store’a ise 1.000 TL ödediğiniz ve satış başına 1 TL olarak ödeme yapmaya devam edeceğinizi varsayalım. Hedeflenen satış için store’a toplam satış sonrası ödemesi 1 TL*200.000 satış=200.000 TL olacaktır.
Bu durumda toplam satış maliyeti: 1.561.560 (Proje bedeli)+20.000 TL (Reklam)+1.000 TL (Store bedeli) + 200.000 TL (Store satış bedeli)= 1.782.560 TL olarak bulunacaktır.
Abonelik sistemi yoksa mobil uygulamalarda sonradan bakım ücreti alamayacağınızdan ilk yıl bakım ücretini de bu bedele dahil etmeniz gerektiğini düşünmemiz gerekir. Bu durumda 21 (aylık iş günü)*1 (kişi)*12(ay)*1430 TL (birim A/G bedeli) = 360.360 TL uygulamanın bir yıllık bakım bedelidir.
Bu durumda toplam satış ve bakım bedeli: 1.782.560 TL+360.360 TL=2.142.920 TL olarak oluşmaktadır.
İkinci projenin birim satış maliyeti: 2.142.920 (toplam bedel)/200.000 (toplam satış hedefi)= 10,71 TL’dir.
Kar Beklentisi ve Vergiler
Son aşama olarak oluşan bu maliyetlere kar beklentisi ve vergiler eklenmelidir. Vergiler eklenirken sadece KDV değil, gelir vergisi gibi sorumlu olunan tüm vergi kalemleri eklenmelidir.
Belki bir Teknopark veya ARGE Merkezi kapsamındaysanız ise muaf olunan vergiler hariç tutulmalıdır. Örnek olarak ürün başına %20 kar beklentiniz olduğunu ve %25 vergi yansıyacağını düşünerek nihai satış fiyatını belirleyebiliriz.
Birinci proje için 125.500 TL birim satış maliyetimizdi, bu satıştan birim kar beklentisi (%20’si) 25.100 TL olarak karşımıza çıkmaktadır. 150.600 TL olarak oluşan bu bedele, artı vergiler %25 olarak yansıtılacağından 37.650 TL toplam vergi eklemesi yapılmalıdır. Yani satış fiyatı 188.250 TL olmalıdır.
B2B satışlarda genellikle teklifler “satış bedeli+KDV” şeklinde verilir. Bu durumda KDV dışı vergilerden gelen kısım eklenmeliyken, KDV hariç tutulmalıdır. Yine firmalar indirim alabilmek için pazarlık sürecine girebilmektedir. Bu şekilde bir müşteri kitlesine sahipseniz satış personeline ve ek olarak belki yönetime yüzde olarak indirim dilimleri belirlenebilir. Örneğin satış fiyatı üzerinden %5 satış personeline, ek %3’te yönetime indirim payı tanımlanabilir.
İkinci proje için 10,71 TL satış fiyatına B2C satış olduğundan tüm vergiler yansıtılmalıdır. Bu proje için belirlenen bedel direk olarak store’da yer alacaktır. Yine kar beklentimiz %20 ise satış bedeli 12,85 TL olarak karşımıza çıkmaktadır. Üzerine %25 vergiler eklendiğinde satış fiyatı 16,06 TL olarak belirlenmektedir.
Genel olarak maliyet belirlemenin akışı yazı kapsamında verilmekle birlikte, birey olarak çalıştığınız projelerde de emeğinizi ücretlendirmeniz ve proje maliyetini bu şekilde tespit etmeniz gerekir.
