Proje Yönetimi Ne Değildir ?

Merhaba;

Günümüzde popüler meslekler arasında olan ‘Proje Yöneticisi’ mesleği birçok kişi tarafından icra edilmektedir. Fakat şirketlerin yapısı, bulunulan iş kollarının farklı iş ihtiyaçları, uzmanlık ihtiyacı, personel eksikliği gibi konulardan dolayı bu meslek birçok firmada tam olarak uygulanamamaktadır.

Benim görüşüm; bu meslek içeriğinden çok ‘YÖNETİCİ’ kelimesi geçtiği için bazı kişiler tarafından tercih edilmektedir. Burada özellikle ‘bazı’ kelimesini kullandım, çünkü zamanla bu mesleğe olan inanç, bilgi birikimi artmakta ve daha başarılı şekilde bu iş icra edilmektedir. Proje Yönetimi mesleğini hem bilinir hale getirmek hem de mesleğin daha doğru yapılması için Vakıflar , bu vakıfların sağladığı sertifikalar bulunmaktadır. Bunlardan en büyüklerinden biri benim de üyesi olduğum PMI ( Project Management Institute) ‘dır. Bu kurum çeşitli sertifikalar ile bu görevin belirli standartlarda yapılmasını sağlamaktadır.

İdeal dünyayı ve metodolojiye kısaca değindikten sonra gerçek dünyadaki proje yönetimi yanlışlıklarına dönmek istiyorum. Yazımın başında ilettiğim gibi; bunların birçok sebebi var ve bazıları gerçekten de kalıptan çıkılması gereken benim de desteklediğim durumlar. PMI Metodolojisini bilen PMI proje eğitimi almış / duymuş birçok kişinin kurduğu klasik bir cümle vardır ‘PMI bu şekilde yapılmasını ister ama gerçek hayat tabi ki böyle değildir.’ İşte ben o gerçek hayat neden bu şekilde değil ve neleri yanlış yapıyoruz kısmına değinmeye çalışacağım, doğru Proje Yönetimini de sizin yorumlamanızı bekleyeceğim.

Öncelikle ‘Proje  nedir’ den başlayalım. Derslerde gördüğüm ve klasik tanımlar arasına giren ‘Proje ; yapılan işe özel, bir defaya mahsus, belirli bir zaman ve bütçe dahilinde hedefe ulaşmayı sağlayan işlemler bütünüdür.’ olarak tanımlayabiliriz.  Peki ‘Proje Yönetimi’ nedir dersek de; ‘Yapılacak bu işin gerçekleştirmek için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır’ olarak tanımlayabiliriz. Peki bu tanımların ne kadarını uyguluyoruz?

‘Proje geçicidir’ cümlesinden başlamak istiyorum. İş hayatımda ‘Proje Yöneticisi’ olarak göreve başladığım zaman, üzerime devredilen işlerinin aslında bir Proje değil, Operasyon olduğunu öğrenmem biraz zaman aldı. Evet , unvanım ‘Proje Yöneticisi’ olarak değişmişti, Linkedin’de, Facebook’ta artık ‘Proje Yöneticisi’ olarak biliniyordum. Fakat yaptığım iş ‘Proje Yönetimi’ değildi. ‘Geçici’ demek bir Başlangıç ve Bitiş tarihinin olması anlamına geliyordu, fakat benim devraldığım projelerin ‘Bitiş Tarih’leri yoktu. Sürekli yeni talepler / hatalar geliyor, tamamlanmış projelerdeki operasyonel süreci yönetmeye çalışıyordum.

Bunun sebepleri ise;

‘Proje Yaşam Döngüsü’ ve ‘Ürün Yaşam Döngüsü’ kavramlarının şirket tarafından tam uygulanmamış / uygulanamamış olmasıdır. Proje tamamlandığında; Proje Operasyon ekibine veya müşteriye devredilmeli, proje büyüklüğüne ve sözleşmeye göre Level1, Level2 destek süreçleri bu ekipler tarafından yürütülmelidir. Bu sürecin doğru şekilde yürütülebilmesi için de; ilgili ekibe Devir işleminin eksiksiz yapılmış olması, ekiplerin hem yönetimsel hem de proje hakkında know-how’ının olması gerekmektedir. Başlarda zorlu bir süreç olsa da uzun vade de sağlıklı bir yönetim için bu işlem gereklidir.
Farklı bir konu ise; Bütçe.. PMI Standartlarına göre, Proje Yöneticisi Maliyeti de yönetmelidir fakat genellikle ‘Bütçe’ kavramı üst yönetim veya satış ekipleri tarafından Proje Yönetimine bırakılmamaktadır. Proje Yönetimi kapsam ve zaman yönetimiyle kısıtlı kalmaktadır. Bu durumun avantajları da dezavantajları da bulunmaktadır. Ben ‘Proje Yönetimi ne değildir’ i anlatmaya çalıştığım için özellikle dezavantajlarına değineceğim. Bütçenin elinizde olmadığı durumda bazı güçleri de kaybetmiş olursunuz. Proje başında size atanan kaynaklar (insan veya araç) tükendiğinde ek bütçe talebinde bulunma konusunda sıkıntı yaşayabilir ufak kapsam değişikliklerinde bile kararın sizin tarafınızdan değil satış veya üst yönetim tarafından verildiğini görebilirsiniz. Fakat PMI bize; proje yönetiminin de bazı değişiklikleri kendi inisiyatifimiz ile yapabileceğimizi söylemişti. Bunun tek sebebi Bütçe yetkisi olmamakla birlikte, bütçe de büyük bir etken olmaktadır.

Bir diğer konu ise; Proje Yöneticilerinden en çok beklenen işin ‘Toplantı ayarlamak / Toplantı notu yayınlamak’ olduğudur. Hatta bazı ekipler Proje Yönetimi’ görev tanımını aşağıdaki şekilde düşünmektedir.

Paydaşlar mutabık kalamadığında toplantı ayarlamak,
Toplantılarda Paydaşların mutabakatını sağlamak,
Paydaşların mutabık kaldığı notları yayınlamak,
Paydaşlar birbirleri ile sorun yaşadıklarını dertlerini dinlemek ve manevi destek olmak,
Proje ekibine gaz vermek,
Proje bitiminde parti organizasyonunu yapmak.
Toplantı notu yayınlama sebebi ; Proje Yöneticilerinin yaptıkları işlerde disiplinli olmaları ve yazılan her şeyin düzgün bir şekilde kayıt altında olmasını istemeleridir.

Bu yazımda değineceğim son konu; Proje Yöneticisinin teknik eleman olarak kullanılması. Yazılım sektöründe olduğum için bu sektörden örnek vermek istiyorum. ‘Proje Yönetici’ sin fakat kod da yazman gerekiyor.’ Neden? Çünkü ; ‘Teknik olarak bilmediğin şeyi, yönetmekte zorlanırsın.’ Fakat Proje Yöneticisinin işi Projede kaynak olmak değil, kaynakların doğru yönetilmesini sağlamak değil mi? Bu yanlışın başlıca sebebi; şirketlerdeki kaynak yetersizliği veya organizasyonel yapıda bozukluktur. Özellikle start-up firmalarda çalışan kişi sayısını az olması sebebiyle; yazılım ekibindeki kişiler hem kodu yazmakta hem de ‘Proje Yöneticisi’ görevini üstlenmektedir. Bir benzeri de; Operasyon ekibindeki kişiler hem operasyonel tüm işi yapmakta hem de ‘Proje Yöneticisi’ olarak kullanılmaktadır. Hem ‘Donanım kurulumu’ yapan hem de ‘Proje Yöneten’ kişi görebilirsiniz.

Ayrıca; ‘Proje ne değildir’ sorusuna birçok madde ekleyebileceğimiz; hem Proje Yöneticisi, hem de Fonksiyonel Yöneticinin bulunduğu Matris organizasyonlara farklı bir yazımda değineceğim.

Benim temelde anlatmak istediğim; bulunduğumuz koşullar, çalışma şartları, şirket yapısı veya müşteri beklentisi ‘Proje Yönetimi’ görevini tam olarak yapmamızı engelleyebilir. Biz şirketimize etik, fayda ve organizasyon yapısı açısından en uygun olabilecek yapıyı kurarak sürekli iyileştirmelerle ‘Proje Yöneticisi’ görevini tam anlamıyla yapabilecek bir hale getirebiliriz. Bunun için tabi ki ; üst yönetim desteği, yatırım yapılması da gerekmektedir. Bu desteklerle birlikte; şirket içerisindeki ve dışarısındaki paydaşlara da bu kültürü ve yönetim inancını aşılamamız gerekmektedir. Her ‘Proje Yöneticisi’nin mesleğini bilinçli ve doğru şekilde yapabilmesi dileğiyle…